Política de Privacidad de la App "Portal de Empleados"

Introducción

SERTEC PESAGE (en adelante: "nosotros", "nuestro", "la empresa" en esta política) se compromete firmemente a proteger la privacidad de nuestros empleados. Esta política de privacidad detalla cómo recogemos, usamos y protegemos la información personal a través de nuestra aplicación "Portal de Empleados". Esta aplicación está diseñada específicamente para gestionar el sistema de fichajes y control de tareas de nuestros empleados, asegurando un manejo eficiente y seguro de la información.

Usuarios y Contraseñas

Los usuarios y contraseñas asignados a los empleados son personales e intransferibles. Cada empleado es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y no debe, bajo ninguna circunstancia, compartirlas con otros empleados o terceros. Esta medida es fundamental para garantizar la integridad del sistema de fichajes y evitar que se registren entradas y salidas en nombre de otros empleados.

El uso de usuarios y contraseñas por personas distintas a las asignadas está estrictamente prohibido y puede resultar en medidas disciplinarias.

En caso de pérdida u olvido de la contraseña, los empleados deben contactar al correo electrónico [email protected] para recibir asistencia en la recuperación o restablecimiento de sus credenciales.

Información Recopilada

Para el correcto funcionamiento del sistema, recopilamos una variedad de datos personales. Estos incluyen:

Datos de Identificación

Recopilamos información básica de identificación para asegurarnos de que cada empleado pueda ser identificado correctamente dentro del sistema. Estos datos incluyen el nombre completo, el número de identificación del empleado, el correo electrónico corporativo, detalles del departamento y puesto de trabajo, así como el NIF/NIE y el número de seguridad social. Esta información es esencial para la administración de los fichajes y para asignar correctamente las tareas y responsabilidades.

Datos de Localización

Recopilamos datos de localización para verificar la presencia de los empleados en sus lugares de trabajo. Esto incluye la dirección IP, que se recoge únicamente si el empleado se conecta desde la red de la empresa. Si la conexión no se realiza desde la IP de la empresa, se recopilan datos de geolocalización, que incluyen la latitud, longitud y el radio de ubicación. Estos datos son fundamentales para asegurar que los empleados están físicamente presentes en sus puestos de trabajo.

Datos de Fichaje

Recopilamos información detallada sobre las horas de entrada y salida de los empleados, así como los registros de pausas y tiempos de descanso. Esta información nos permite gestionar eficientemente los horarios de trabajo y garantizar el cumplimiento de las políticas laborales.

Datos de Dispositivo

Recopilamos información sobre el tipo de dispositivo utilizado para acceder a la aplicación, incluyendo el sistema operativo y su versión, así como el navegador y su versión. Estos datos nos ayudan a optimizar la aplicación y asegurar su compatibilidad con diferentes dispositivos y plataformas.

Finalidad del Tratamiento

La información recopilada a través de la aplicación se utiliza con varias finalidades específicas:

  • Verificación de Presencia: Los datos de localización se utilizan para confirmar que los empleados están en el lugar de trabajo correspondiente. Esto es crucial para asegurar la integridad del sistema de fichajes y evitar fraudes o errores en los registros.
  • Gestión de Horarios: Los datos de fichaje permiten una gestión eficiente de las horas de entrada y salida de los empleados, asegurando que se cumplan los horarios de trabajo establecidos y se respeten las políticas de la empresa.
  • Control de Tareas: La información de identificación y fichaje ayuda en la asignación y seguimiento de tareas y proyectos, garantizando que cada empleado cumpla con sus responsabilidades.
  • Seguridad: Los datos de dispositivo y de autenticación se utilizan para garantizar la seguridad del acceso a la aplicación, prevenir el uso no autorizado y proteger la integridad de la información almacenada.

Consentimiento del Empleado

Antes de activar las funcionalidades de geolocalización y la recogida de otros datos sensibles, se informará a los empleados sobre el tipo de información que se recopilará y cómo se utilizará. Se obtendrá el consentimiento explícito de cada empleado para la recopilación y uso de sus datos. Este consentimiento es voluntario y puede ser revocado en cualquier momento a través de los medios establecidos por la empresa. La revocación del consentimiento puede afectar la capacidad del empleado para utilizar ciertas funcionalidades de la aplicación.

Acceso a los Datos

El acceso a los datos personales recopilados a través de la aplicación está estrictamente limitado a personas y entidades autorizadas. Estos incluyen:

  • Trabajadores autorizados: Solo aquellos empleados que necesitan acceder a los datos para cumplir con sus funciones tienen permiso para hacerlo. Esto garantiza que la información se maneje de manera responsable y solo por personal capacitado.
  • Departamento de Recursos Humanos: Los datos son esenciales para la gestión de horarios, fichajes y tareas. El departamento de recursos humanos utiliza esta información para garantizar el cumplimiento de las políticas laborales y para la administración general del personal.
  • Gestoría: Los datos pueden ser accesibles a la gestoría para la administración de la nómina y otros servicios relacionados. Esto asegura que los empleados reciban una compensación justa y precisa por su trabajo.
  • Autoridades competentes: En caso de inspecciones o requerimientos legales, los datos pueden ser compartidos con las autoridades correspondientes. Esto se hace para cumplir con las obligaciones legales y asegurar la transparencia y el cumplimiento de las normativas vigentes.

Duración del Almacenamiento

Los datos de localización se almacenarán por un período máximo de seis meses. Este plazo se considera suficiente para cumplir con las finalidades de verificación de presencia y gestión de horarios. Transcurrido este tiempo, los datos se eliminarán de manera segura y conforme a las normativas vigentes en materia de protección de datos. En cuanto a los datos de fichaje, se almacenarán durante el tiempo máximo que en España se requiere para inspecciones, lo cual asegura que cumplimos con las normativas laborales y de inspección vigentes.

Derechos de los Empleados

Los empleados tienen una serie de derechos respecto a sus datos personales, los cuales la empresa se compromete a respetar y facilitar:

  • Derecho de Acceso: Los empleados pueden solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ellos. Esto les permite verificar la información y asegurarse de que es correcta.
  • Derecho de Rectificación: Si los datos personales son incorrectos o están incompletos, los empleados tienen el derecho de solicitar su corrección.
  • Derecho de Supresión: Los empleados pueden solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para las finalidades para las cuales fueron recopilados.
  • Derecho a la Limitación del Tratamiento: En ciertas circunstancias, los empleados pueden solicitar que se limite el uso de sus datos. Esto significa que los datos solo podrán ser utilizados para ciertas finalidades específicas.
  • Derecho a la Portabilidad de los Datos: Los empleados pueden solicitar la transferencia de sus datos personales de la aplicación a otra entidad. Siendo necesario extraerlos manualmente y no de manera automatizada.

Las solicitudes relacionadas con estos derechos pueden realizarse enviando un correo electrónico a [email protected] o contactando directamente con la persona encargada de la gestión de datos en la empresa. La empresa responderá a estas solicitudes en un plazo máximo de un mes, garantizando una respuesta rápida y eficiente a las inquietudes y necesidades de los empleados.

Seguridad de los Datos

Nos comprometemos a proteger los datos personales mediante una serie de medidas de seguridad robustas. Estas incluyen:

  • Encriptación AES: Los datos sensibles se encriptan utilizando el estándar AES (Advanced Encryption Standard), uno de los métodos de encriptación más seguros y ampliamente utilizados en la industria. Esto asegura que los datos estén protegidos contra accesos no autorizados.
  • Protocolo HTTPS: Todo acceso a la aplicación se realiza a través de conexiones seguras (HTTPS), lo que garantiza que la información transmitida entre el dispositivo del empleado y nuestros servidores esté protegida contra interceptaciones.
  • Autenticación: El acceso a la aplicación está protegido mediante usuario y contraseña, con las contraseñas cifradas para añadir una capa adicional de seguridad. Además, se recomienda a los empleados usar contraseñas fuertes y cambiarlas regularmente para maximizar la seguridad.

Modificaciones de la Política de Privacidad

Nos reservamos el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento para adaptarla a cambios en la normativa o en nuestras prácticas de tratamiento de datos. En caso de realizar cambios significativos, informaremos a los empleados de manera adecuada y se solicitará nuevamente su consentimiento si fuera necesario. Esta transparencia asegura que los empleados estén siempre al tanto de cómo se manejan sus datos personales y puedan tomar decisiones informadas.

Contacto

Para cualquier consulta o solicitud relacionada con esta política de privacidad, los empleados pueden contactar con nosotros a través de:

Estamos comprometidos a responder a todas las consultas y solicitudes de manera oportuna y eficiente, y a trabajar con los empleados para resolver cualquier inquietud que puedan tener respecto a sus datos personales.